Как сотрудничество с CorpSoft24 помогло ВДНХ совершить цифровую трансформацию

Почему появилась необходимость в цифровизации

До начала сотрудничества у ВДНХ накопился ряд проблем, который вызывал сложности с управлением выставкой и снижал экономическую эффективность:

• невозможно было достигнуть целей развития выставки на 2021-2023 гг. с помощью существующей корпоративной информационной системы ERP-класса;
• бизнес-процессы были не автоматизированы, документооборот осуществлялся в бумажном виде;
• многочисленные расхождения в корпоративных данных;
• несвоевременное получение отчетности руководством;
• бухгалтерские и управленческие учеты приходилось формировать вручную;
• информационные системы не были интегрированы между собой;
• скорость работы существующей корпоративной информационной системы была очень низкой.

Инфраструктура ВДНХ в цифрах

История сотрудничества

Три года назад перед руководством ВДНХ встала задача цифровой трансформации системы управления выставкой. Был объявлен открытый конкурс, победителем которого стала CorpSoft24. Новой платформой для ведения комплексного учета была выбрана система «1С:Управление холдингом 8». Проект реализовывался в несколько этапов. Первый включал в себя перевод компании с работы в исторической системе на «1C:Управление холдингом 8». Второй – автоматизацию документооборота и управления арендой, третий – внедрение централизованных казначейства и закупок по 223 ФЗ и 44 ФЗ. Для повышения производительности корпоративной информационной системы ВДНХ, часть решений было перенесено на облачную инфраструктуру CorpSoft24.  

«За долгий период сотрудничества с компанией CorpSoft24 мы полностью изменили ландшафт информационной инфраструктуры. Масштабная работа с CorpSoft24 в качестве технологического партнера позволила нам безболезненно отказаться от исторических систем, создать единую среду управления выставкой. Это не только сказывается на удобстве операционной работы, но и дает ощутимый экономический эффект», - поделился Дмитрий Бухвалов, начальник управления развития информационных систем ВДНХ.

Задачи проекта

• Повысить достоверность получаемой информации о финансово-хозяйственной деятельности.
• Увеличить скорость получения сведений о ключевых бизнес-показателях.
• Сделать процесс управления выставочным комплексом более эффективным.
• Снизить расходы на ведение учета и формирование отчетности.
• Ускорить и упорядочить обмен документами между подразделениями.

Как происходил процесс цифровой трансформации

На первом этапе CorpSoft24 выполнила тщательное обследование инфраструктуры выставочного комплекса, спроектировала новую функциональную архитектуру корпоративной информационной системы, настроила и внедрила типовой функционал «1С:Управление холдингом 8». Решение, ставшее ядром новой ИТ-инфраструктуры, было интегрировано с внешними системами. Затем были проведены испытания, обучение пользователей, после чего система была переведена в опытно-промышленную эксплуатацию.

«Платформа “1С” прекрасно зарекомендовала себя как единое централизованное решение для управления государственными предприятиями. Расширив использование платформы, руководство ВДНХ получило современный инструмент управления, полностью отвечающий всем требованиям российского законодательства в бюджетной сфере», — рассказал Константин Рензяев, генеральный директор CorpSoft24.

На следующем этапе предстояло решить задачу по автоматизации работы с документами. Историческая система документооборота ВДНХ к моменту старта проекта устарела: ее функциональные возможности были ограниченными и разрозненными. Кроме того, у старой системы был ряд других существенных недостатков: закрытый код, невозможность обновления, плохая поддержка. В ходе проекта специалисты CorpSoft24 провели интеграцию системы электронного документооборота с «1С: Управление холдингом», а также реализовали специфическую интеграцию с модулем «Аренда». Потребовалась унификация процессов, доработка функционала для поддержки модулей «Казначейство» и «Бюджетирование», а также функционала по контролю исполнения резолюций и поручений.

«В результате нами была создана новая эффективная система электронного документооборота, которая позволила унифицировать процессы согласования документов во всех подразделениях и повысить исполнительскую дисциплину по выполнению резолюций и поручений. СЭД является частью обновленной ИТ-инфраструктуры ВДНХ, которая позволит управлять предприятием более эффективно с опорой на актуальные данные», — отметила Елена Александрова, начальник отдела внедрения «1С:Документооборот» компании CorpSoft24.

После завершения работ CorpSoft24 взяла систему на сопровождение для поддержки работоспособности, исправления ошибок и интеграции с другими информационными системами.

В качестве отдельного подпроекта на ВДНХ было внедрено решение «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП. На территории выставки расположено более 300 крупных объектов различного назначения и типа, в которых располагаются более 300 постоянных арендаторов и более 200 сезонных арендаторов на площади более 70 тыс. кв.м. Ежегодно проводятся более 100 выставок различного характера и тематики. 

Управление таким сложным комплексом требует современных решений в области информатизации. Для повышения эффективности работы предприятия руководством было решено создать новую информационную систему для бухгалтерского и налогового учета на платформе «1С:Управление холдингом». В результате ВДНХ получил программу, в которой одновременно работают от 300 до 550 пользователей. Система была внедрена на базе продуктов «1С:Управление холдингом» в короткий срок – за 2 месяца.

На следующем этапе был реализован перенос системы 1С:Документооборот в облачную инфраструктуру CorpSoft24. До этого база заказчика располагалась на его виртуальных серверах, где наблюдались сложности с оптимизацией производительности. А также возникали трудности с администрированием инфраструктуры со стороны CorpSoft24 из-за отсутствия доступа. Чтобы устранить проблемы, заказчик принял решение перенести систему в облако. 

По требованию заказчика миграцию необходимо было осуществить в сжатые сроки, при этом перед переносом системы нужно было провести тестирование, чтобы убедиться, что в облаке будет достигнут необходимый уровень производительности.

Во время тестирования специалисты CorpSoft24 использовали тестовые виртуальные машины на базе разных операционных систем с различными параметрами оперативной памяти и ядер процессов. 

«У заказчика все базы SQL Postgres находились на одном сервере. Так как количество пользователей системы может доходить до 700, мы вынесли базу документооборота на отдельный сервер и рекомендовали поступить также с остальными базами по формуле «одна база = один сервер». Благодаря этому нагрузка распределяется более эффективно, повышается безопасность системы», - рассказал Александр Рудницкий, программист 1С CorpSoft24.

Всего в облаке CorpSoft24 было создано три виртуальных сервера для базы документооборота, что позволило системе справляться с высокой нагрузкой. База работает на операционной системе Linux и СУБД PostgreSQL.

Весь процесс тестирования и миграции занял 2 недели, что соответствовало требованию заказчика. На продуктиве измерение уровня производительности показало, что он соответствует результатам предварительного тестирования. На графике видно, что после завершения миграции 15 июня, производительность находится на стабильно высоком уровне.

Результаты 

Цифровая трансформация ВДНХ продолжалась 2 года. В результате заказчик получил единую систему для управления выставочным комплексом, которая позволяет получать достоверную и своевременную информацию для принятия важных управленческих решений. Это поможет ВДНХ более эффективно управлять предприятием и оптимизировать расходы.

• Повышена эффективность управления выставкой с помощью автоматизации бизнес-процессов и создания единого информационного пространства для работы всех подразделений.
• Повышена эффективность работы, обеспечена достоверность, целостность и актуальность информации, уменьшено время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов.
• Упрощена работа специалистов, теперь она автоматизирована и ведется по единым стандартам для всех подразделений.
• Снижены трудозатраты и упорядочен процесс документооборота между подразделениями.

«CorpSoft24 с нуля спроектировала и внедрила новую корпоративную информационную систему ВДНХ на отечественной платформе, создав возможности для оперативного и прозрачного управления выставочным комплексом и проведения международных выставок. В проекте внедрения активно участвовали сотрудники управления развития ИС ВДНХ и функциональные лидеры по каждому направлению», – отметил Олег Гуцуляк, заместитель генерального директора компании CorpSoft24.

Планы на будущее

В настоящее время основной проект цифровой трансформации ВДНХ завершен, осуществляется расширение внедренных решений 1С. В ближайших планах перевод в облако системы «1С:Управление холдингом 8». Так как необходимо сделать интеграцию с другими базами и с локальной инфраструктурой, предварительно специалисты CorpSoft24 разработают план миграции, подберут необходимое оборудование и после этого приступят к реализации проекта. 

«Для нас основной подход в бизнесе – это построение долгосрочных отношений со всеми нашими клиентами. Соответственно, это подразумевает под собой совершенно определенный стиль взаимоотношений, основанный на взятии на себя ответственности за результат, чтобы не подвести заказчика. Поэтому у нас постоянно расширяется круг лояльных партнеров, с которыми мы работаем годами», — рассказал Денис Афанасьев, руководитель облачного направления CorpSoft24.