С начала 2020 года с приходом тотальной «удаленки» контроль перестал быть чем-то второстепенным. Он оказался объективной необходимостью. Подходы к решению этой задачи мы рассмотрели в первой статье цикла. Скорее всего, в ближайшем будущем контроль станет неотъемлемым инструментом повышения продуктивности и обеспечения прозрачности деловых отношений в изменившемся контексте жизни.
Когда речь идет об удаленной работе, в первую очередь возникают следующие вопросы:
— Кто именно сидит за удаленным рабочим компьютером? Ваш сотрудник или некто вам неизвестный?
— Сотрудник действительно работает или занят посторонними активностями?
— Как он работает? Расслабленно или на совесть, выкладываясь по максимуму?
— Как организована его работа? Грамотно и с соответствующим результатом или нерационально и все усилия вхолостую?
— Не сливает ли он между делом на сторону ценную корпоративную информацию?
Вопросов на самом деле миллион. Ответы на них можно получить с помощью разных решений. Системы учета рабочего времени (УРВ) существуют на рынке IT больше двадцати лет. На протяжении этого времени их функциональность постепенно расширялась, в результате чего появлялись гибридные целевые решения.
*
Total Control — решения для сбора телеметрии и других объективных данных о деятельности сотрудника
Хотите определить, находится ли сотрудник на своем рабочем месте, работает ли, а не прохлаждается, и главное, не приторговывает ли при этом корпоративными данными? Для этого есть длинный список проверенных временем технологических решений:
Контроль нажатия клавиш
Существует масса подсистем, которые реализуют опцию контроля присутствия и активности удаленного сотрудника, к примеру, так называемые грабберы. Это программа-агент, которая собирает всю информацию об активности на рабочем компьютере (нажатие на клавиши клавиатуры, движения мышью, клики) и передает ее на сервер.
Контроль используемых программ
Есть кейлоггеры. Изначально эти программные продукты создавались чтобы записывать информацию о нажатиях клавиш клавиатуры, в том числе и системных, в специализированный журнал регистрации (лог-файл). Сейчас программы этой категории умеют гораздо больше: они перехватывают информацию из окон, клики мышки, буфер обмена, делают снимки экрана и активных окон, ведут отчет о действиях в электронной почте, фиксируют задания, отправленные на принтер, перехватывают звук с микрофона и изображения с веб-камеры и не только.
Контроль утечек информации
DLP-системы — отдельный класс программ. Их цель — предотвращение утечек конфиденциальной информации из информационной системы вовне, борьба с внешней угрозой и внутренними «диверсантами». Такие системы определяют, включен удаленный компьютер или нет, запущена ли операционная система, выявляют активность в части передачи файлов, вычисляют, обращался сотрудник к определенным сетевым ресурсам компании, к которым должен обращаться, или нет и т. д.
Биометрическая идентификация
В это же блок попадают и программы по биометрической идентификации, когда пользователь предъявляет свой уникальный биометрический параметр для сравнения его со всей базой имеющихся данных. Такое ПО позволяет практически со стопроцентной точностью определить, что перед монитором компьютера сидит «свой», а не «чужой».
Задачи
Функциональность таких систем УРВ нацелена на решение двух ключевых задач:
- осуществление контроля за соблюдением сотрудником трудовой дисциплины и фиксация допущенных нарушений – отслеживание фактического начала и окончания рабочего дня, несогласованных перерывов в работе, опозданий, отсутствия на рабочем месте, отсутствия активности в информационных системах компании, отвлечений от работы (посещение посторонних сайтов, компьютерные игры, переписка в мессенджерах и т. п.);
- сбор данных для формирования отчета о фактически отработанном сотрудником времени с учетом допущенных нарушений трудовой дисциплины и зафиксированного системой УРВ объема непродуктивной работы с целью отражения в начислениях заработной платы, доплатах и премиях.
Проблемы
Использование таких систем УРВ на практике приводит к следующим нежелательным эффектам:
- неквалифицированный или немотивированный работник может «отсиживать» необходимые часы перед компьютером, не выполняя при этом требуемый объем работ или решая задачи некачественно;
- для выполнения сложных интеллектуальных задач работнику бывает необходимо отвлечься, подумать, собрать и проанализировать недостающую информацию, опубликованную на различных профильных интернет-ресурсах — тематических сайтах, конференциях, форумах и т. д., нужно, к примеру, пообщаться в мессенджере с профильным сообществом, а система УРВ оценит эту активность как «вредную» и снизит сотруднику коэффициент продуктивности.
Зачастую существующие системы УРВ и формальные методы надзора и оценки их труда вызывают у сотрудников скрытую неприязнь и демотивацию. Работники начинают скрыто или явно противодействовать такой системе, а это минимизирует ее пользу для компании.
*
Getting Things Done — системы управления проектами и контроль выполнения сотрудниками поставленных задач
Хотите знать, что именно делал сотрудник, сколько времени это у него заняло и каков результат? Тогда обратите внимание на другое семейство решений:
Контроль запланированных задач
Сюда входят так называемые таск-менеджеры (менеджеры задач) или системы управления проектами. Эти решения позволяют сотруднику формировать список задач, над которыми он будет работать, согласовывать их, запускать счетчик времени по текущей работе, чтобы в итоге получить отчет по результатам дня, недели, месяца и т. д.
Контроль затраченного времени
С помощью тайм-трекеров можно формировать отчеты, которые дают представление о продуктивности работы и сотруднику и руководителю. Объем функциональности таких решений различен, как и возможность интеграции с другими сервисами.
Универсальный Excel
Вышеперечисленные задачи, конечно, можно решить и в Excel — сформировать таймшит, настроить его под свои задачи, анализировать и гибко изменять при необходимости. Данные в такой отчет нужно вносить систематически, что требует от сотрудника дисциплины и ответственности. В противном случае отчетность «плывет» и вовсе рискует потерять смысл — часть данных есть, части нет и делай выводы как хочешь.
Задачи
Такие системы УРВ решают следующие задачи:
- сбор и учет затрат по проекту: сотрудник получает задания, выполняет их и по факту завершения присваивает им определенный уровень трудоемкости;
- планирование, контроль и отслеживание времени пользователя или целой команды, затраченного ими на выполнение поставленных задач;
В основном, они идеологически рассчитаны на компании или группы специалистов, занимающихся проектной деятельностью в области ИТ, технического, финансового и управленческого консалтинга:
- системы УРВ для небольших проектных команд осуществляют учет времени, списанного специалистом по проектным задачам и расчет стоимости его работ, произведением времени, списанного по задаче, на согласованную по данной задаче часовую ставку;
- системы УРВ для крупных консалтинговых компаний нацелены на учет затрат на ФОТ для отражения в P&L, сфокусированы на «утилизации» сотрудника на коммерческие проекты с учетом «грейда» (тарифной сетки) сотрудника и данных по времени, которое этот сотрудник постфактум (обычно в конце недели) списал на проектные задачи, предпроектную работу, обучение и т. д.
Проблемы
Имеющиеся системы УРВ слабо или совсем не поддерживают функциональность, необходимую:
- руководителям — для решения управленческой задачи по оперативному распределению, контролю и анализу загрузки трудовых ресурсов компании и объективной оценке эффективности их работы;
- сотрудникам, помимо формирования отчетности по УРВ, — для обоснования перед руководителем плановой трудоемкости, критичных сроков выполнения сложных работ/задач, фактических трудозатрат, времени выполнения работ и индивидуальных задач.
Эти решения закрывают задачу автоматизированного формирования таймшитов (формализованного отчета об отработанном времени), но не имеют функционала, объективно необходимого для распределения, контроля и анализа выполнения работ в тесной связке с бизнес-процессами компании.
*
Новые вызовы — новые подходы
- возможность эффективного управления не только проектной, но и не проектной деятельностью, осуществляемой, например, логистическими компаниями, сервисными компаниями, медицинскими клиниками, учебными заведениями и т.п., а также внутренними подразделениями компаний, такими как финансовая служба, бухгалтерия, служба МТО, административно-хозяйственный отдел и т.п.;
- соотнесение зафиксированной информации о запланированных и реализованных задачах с реальными действиями сотрудников;
- принятие оперативных управленческих решений на основе объективных актуальных данных.
Чтобы справиться с вышеперечисленными задачами, используя решения из числа популярных систем мониторинга работы сотрудника с ярко выраженной DLP-функциональностью, таких как Стахановец, FalconGaze SecureTower, StaffCop, или таск-менеджеров типа Asana, JIRA, Битрикс24, Мегаплан, Notion и других, придется серьезно поработать над решением проблемы свода и сопоставления данных, собираемых из разнородных информационных систем компании.
В идеале, такая система должна работать в интересах обоих участников производственного процесса — инициатора и исполнителя работ, предоставляя возможности:
инициатору:
- эффективно управлять выполнением работ
- вести детальный учет ресурсов компании — трудовых, временных, финансовых, затрачиваемых на выполнение работ;
- объективно оценивать продуктивность и квалификацию сотрудников;
- анализировать мотивацию сотрудников.
исполнителю:
- самому участвовать в организации и распределении работ;
- управлять процессом своей работы с учетом опыта и предпочтений по текущей загрузке, срокам, объему выполняемых работ, режиму работы;
- получать объективную оценку результатов своего труда.
Возросшая потребность в оперативном мониторинге, учете и всестороннем объективном анализе работ, выполняемых удаленным сотрудником, стимулирует появление запроса на комплексное решение, которое позволит собирать и обрабатывать данные о составе, объеме, трудоемкости работ, а также о фактических действиях, совершаемых сотрудником за компьютером, включая биометрическую защиту. Из них должны легко формироваться отчеты, на основе которых можно принимать управленческие решения.
*
Резюме
При выборе решений для удаленного контроля сотрудников важно в первую очередь определить, зачем вам нужен контроль, что именно вы хотите знать и кто в вашей компании будет работать с этими данными. Тогда выбор оптимального инструмента становится задачей технической и экономической, а результат в виде ощутимого повышения эффективности деятельности компании подтвердит правильность выбора.
