Бизнес выбирает более гибкий подход к внедрению ERP

CorpSoft24 отмечает рост интереса компаний к гибридной методологии внедрения ERP-систем, которая объединяет управляемость классического проектного подхода и гибкость agile. В ее основе — раннее создание рабочего прототипа на реальных данных заказчика и последовательная доработка системы с учетом обратной связи пользователей. Такой подход помогает бизнесу заранее оценить будущую ERP-систему, точнее сформулировать требования и снизить риски дорогостоящих изменений на поздних этапах проекта.

При классической каскадной модели внедрение ERP начинается со сбора бизнес-требований и детального проектирования. Команда описывает будущие бизнес-процессы, функциональность системы, интеграции и другие особенности в проектной документации. От качества этой работы во многом зависит дальнейший ход проекта, поэтому этапы анализа и проектирования могут занимать значительное время.

При этом для будущих пользователей документация не всегда дает полное представление о том, как система будет выглядеть и работать на практике. Непосредственно с ERP они зачастую начинают взаимодействовать только во время тестирования или приемо-сдаточных испытаний, когда существенная часть проекта уже выполнена, а внесение серьезных изменений требует дополнительных времени и ресурсов.

«При таком подходе конечные пользователи фактически согласуют описание будущей системы, которое разные участники проекта могут воспринимать по-разному. Увидеть ее в работе они могут значительно позже, когда существенная часть бюджета уже освоена. Поэтому особенно важно как можно раньше проверить, насколько заложенные решения соответствуют реальным потребностям бизнеса», — Андрей Захаров, генеральный директор компании «Спутник ERP», входящей в структуру CorpSoft24.

От документации — к рабочему прототипу

В «Спутник ERP» разработали гибридную методологию, основанную на проектном опыте компании и современных практиках внедрения ERP-систем. Вместо длительного движения от требований к готовой системе заказчик последовательно работает с серией полнофункциональных прототипов.

Первый прототип создается преимущественно на базе стандартной функциональности «1С». В систему переносятся необходимые данные из исторических информационных систем заказчика, после чего выполняется первоначальная настройка под его ключевые бизнес-процессы.

В результате представители бизнеса уже на ранней стадии получают возможность работать с будущей ERP-системой на знакомых им данных. Они могут оценить типовую функциональность, проверить прохождение основных процессов, удобство интерфейсов и определить, какие возможности действительно требуют доработки.

По итогам тестирования команда собирает обратную связь и уточняет требования. Затем система дорабатывается, создается следующий прототип и проводится новый цикл испытаний. С каждой итерацией решение становится ближе к целевому состоянию.

Такой подход особенно эффективен при внедрении зрелых коробочных решений, которые уже содержат значительную часть необходимой бизнесу функциональности и позволяют использовать типовые возможности как основу будущей системы.

Пользователи участвуют в создании будущей системы

Гибридная методология сочетает предсказуемость проектного управления с возможностью регулярно уточнять требования на основе практического опыта пользователей. Благодаря этому заказчик получает больше прозрачности на протяжении всего проекта, а команда внедрения — обратную связь еще до того, как архитектурные и функциональные решения окончательно закреплены.

«Пользователи на раннем этапе знакомятся с типовой функциональностью новой системы и могут сразу показать, каких возможностей им не хватает или какие элементы интерфейса требуют изменений. Проектная команда учитывает эту обратную связь при планировании следующих доработок. Поэтому каждый новый прототип становится ближе к целевой системе. К приемо-сдаточным испытаниям и промышленному запуску сотрудники уже хорошо понимают, с каким решением им предстоит работать», — Андрей Захаров.

При таком подходе меняется и роль проектной документации. Она остается важной частью внедрения, однако дополняется практическим пользовательским опытом. Требования к системе формируются и проверяются не только на уровне описаний, но и непосредственно в ходе работы с прототипами.

Риски выявляются раньше

По оценке CorpSoft24, один из основных эффектов гибридной методологии — возможность обнаруживать потенциальные проблемы на ранних стадиях проекта. Если бизнес-процесс реализован неудобно, типовой функциональности недостаточно или первоначальные требования требуют пересмотра, это становится заметно еще во время работы с прототипами.

В результате необходимые изменения можно запланировать до финальных этапов проекта, когда корректировка системы обычно требует значительно больше ресурсов.

Раннее вовлечение сотрудников также упрощает переход к промышленной эксплуатации. Пользователи постепенно знакомятся с новой системой, участвуют в ее настройке и понимают логику принятых решений. Это помогает снизить сопротивление изменениям и сократить период адаптации после запуска.

CorpSoft24 отмечает устойчивый рост числа запросов на внедрение ERP с использованием «комфортной методологии». Компании все чаще заинтересованы не только в соблюдении сроков и проектных процедур, но и в возможности заранее увидеть будущую систему в работе, проверить ее на собственных процессах и данных и последовательно адаптировать решение к реальным потребностям бизнеса.