CorpSoft24 и «Улыбка радуги» поделились опытом внедрения КЭДО на совместной конференции

Эксперты CorpSoft24 и федеральной розничной сети «Улыбка радуги» провели совместную конференцию, посвященную внедрению кадрового электронного документооборота. Участникам рассказали, как оценить готовность компании к переходу на КЭДО, какие риски необходимо предусмотреть до начала проекта и с какими сложностями бизнес может столкнуться при масштабировании системы.

Практической основой конференции стал проект внедрения КЭДО в федеральной сети «Улыбка радуги». О нем рассказали Марина Паськова, руководитель отдела внедрения 1С:КЭДО CorpSoft24, и Елена Хомякова, руководитель отдела разработки 1С «Улыбки радуги». Эксперты рассмотрели проект с двух сторон: заказчика и интегратора — от причин перехода на КЭДО и подготовки кадровых процессов до пилотного запуска, масштабирования и дальнейшего сопровождения системы.

Как понять, готова ли компания к внедрению КЭДО

Одной из ключевых тем стала готовность бизнеса к внедрению КЭДО. Как отметили эксперты, недостаточно выбрать подходящее решение и определить перечень документов для перевода в электронный формат. Еще до старта необходимо сформулировать бизнес-цели проекта, проанализировать кадровые процессы, определить состав проектной команды, оценить существующий ИТ-контур и продумать будущую модель эксплуатации системы.

Особое внимание уделили выбору процессов для первой очереди внедрения. Попытка одновременно перевести весь кадровый документооборот в электронный формат может существенно усложнить проект. Поэтому для крупных распределенных компаний эксперты CorpSoft24 рекомендуют поэтапный подход: сначала протестировать процессы на ограниченной группе пользователей, собрать обратную связь, устранить выявленные проблемы и только после этого переходить к масштабированию.

Какие риски важно учесть до старта проекта

На конференции также разобрали основные риски проектов КЭДО. Среди них — отсутствие четких бизнес-целей, автоматизация неоптимизированных процессов, неверно выбранная очередность внедрения, проектирование решения отдельно от существующей ИТ-инфраструктуры, недостаточная подготовка сотрудников и отсутствие заранее определенной модели сопровождения.

Отдельным фактором риска может стать масштабирование системы. Функционально успешный пилот еще не гарантирует, что решение справится с реальной промышленной нагрузкой. Опыт проекта «Улыбки радуги» показал, что ограничения производительности могут проявиться именно при массовом подключении пользователей. Поэтому до масштабного запуска важно провести нагрузочное тестирование с учетом реальных рабочих сценариев и пиковых операций.

Почему важно подготовить сотрудников к изменениям

Еще одна важная составляющая проекта — подготовка сотрудников. В «Улыбке радуги» коммуникация началась за два месяца до запуска КЭДО. Компания регулярно рассказывала сотрудникам о новом формате работы, собирала обратную связь, проводила встречи с руководством, готовила инструкции и привлекала директоров магазинов к поддержке пользователей на местах. Такой подход позволил заранее познакомить сотрудников с изменениями и подготовить их к переходу на электронный документооборот.

При этом после запуска часть нагрузки кадровой службы не исчезает, а меняет характер. Вместо работы с бумажными документами специалистам приходится больше консультировать пользователей: помогать с доступом к сервису, восстановлением паролей, оформлением заявлений и другими вопросами. Поэтому модель пользовательской и технической поддержки необходимо формировать еще до промышленного запуска.

Внедрение КЭДО не заканчивается запуском системы

В «Улыбке радуги» действует двухуровневая модель сопровождения КЭДО. Стандартные вопросы и значительную часть прикладных задач решают кадровые и ИТ-специалисты заказчика, а сложные технические случаи, программные ошибки, обновления и развитие решения передаются команде CorpSoft24.

Сегодня основные массовые кадровые процессы компании работают в электронном контуре, включая прием на работу, кадровые переводы, отпуска, заявления и получение справок. По итогам проекта объем бумажных документов, поступающих в отдел кадров через курьерские службы, сократился на 70%. В дальнейшем компания планирует довести этот показатель до 90%.

Успешное внедрение КЭДО начинается задолго до запуска системы. Результат зависит не только от выбранного программного решения, но и от готовности процессов и ИТ-инфраструктуры, качества пилотирования, подготовки сотрудников, проверки системы под реальной нагрузкой и организации дальнейшего сопровождения.