Автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты в «Содексо»

О компании

«Содексо» (Sodexo) — транснациональная корпорация, занимающаяся организацией питания и сервисного обслуживания. На сегодняшний день компания насчитывает порядка 420 000 сотрудников, представляющих 130 национальностей в 64 странах мира.

«Содексо» обслуживает частные организации, государственные учреждения, образовательный сектор, больницы, военные объекты и пр. Штаб-квартира корпорации находится во Франции.

Задачи

Компания «Содексо ЕвроАзия» вела кадровый учет в программном продукте «Босс Кадровик», а расчет заработной платы — в системе «IScala», из-за чего сотрудникам нередко приходилось выполнять двойную работу. 

Чтобы оптимизировать процессы, компания решила перейти на программный продукт на базе конфигурации «1С:ЗУП 8 КОРП» редакции 3.1, доработанной под требования и нужды бизнеса. Среди задач, которые стояли перед командой Corpsoft24, были следующие:

• Разграничить права доступа пользователей. В «Содексо ЕвроАзия» более ста обособленных подразделений, и все они разбросаны по России. Поэтому было важно разграничить права доступа, обеспечить возможность для формирования соответствующей отчетности по НДФЛ, а также ведения учета по перемещению между территориями. 

• Внедрить систему с учётом изменений законодательства, а также сразу же обосновать результаты ключевым менеджерам «Содексо ЕвроАзия».

• Учесть особенности работы: управленческий учет по территориям не должен затрагивать регламентированный. Типовая функциональность системы предусматривает использование территорий только для регламентированного учета, который затрагивает налоговую и статистическую отчетности, расчет районного коэффициента и «северной» надбавки. 

• Разработать аналитическую отчетность. У «Содексо» французские корни, поэтому специфика отчетов предполагает предоставление финансовых результатов по управленческому учету с сентября текущего года по август следующего, а не по календарному году. Не все расчеты попадали в эти временные рамки.

• Создать автоматический подсчет стажа сотрудников на основании информации о трудовой деятельности.

• Подключить к системе два дополнительных юридических лица. Необходимо перенести данные из других учетных систем, выверить их, обучить персонал, разработать интеграционные потоки для табелей менеджеров. Сложность в том, что из-за широкой географии проектной команде иногда нужно работать круглосуточно, чтобы, например, решать вопросы с юрлицами на Сахалине и в Магадане.

Результаты

Проект стал уникальным в практике Corpsoft24. За девять месяцев проектная команда реализовала следующую функциональность:

• вахтовый метод работы и суммированный учет рабочего времени; 

• конструктор трудовых договоров и дополнительных соглашений;

• расчет оценочных обязательств по премиям;

• табель менеджеров;

• аналитическая отчетность;

• интеграция с историческими системами;

• адаптация подсистемы по обучению сотрудников;

• автоматический подсчет стажа на основании информации о трудовой деятельности;

• инструментов для напоминаний;

• охрана труда;

• управленческий учет по территориям.

В результате команда успешно автоматизировала следующие процессы:

• кадровый учет,

• расчет зарплаты,

• подбор и обучение персонала,

• охрана труда.

На этапе опытно-промышленной эксплуатации команда Corpsoft24 выверяла правильность расчета зарплаты для 5 000 человек за первый месяц работы в новой системе, внесла исправления в учет НДФЛ по территориям и проверила у всех сотрудников регистрации в ФНС.

Автоматизированная система учета позволила сократить количество рабочих мест в компании. Модернизированный ИТ-продукт «1С:ЗУП» учитывает все нюансы законодательства в сфере учета кадрового делопроизводства и расчета зарплаты, что помогло «Содексо ЕвроАзия» существенно оптимизировать бизнес-процессы и идти в ногу со временем.