CorpSoft24 повысила прозрачность и управляемость закупочной деятельности холдинга «Росгеология» с помощью «1С:Управление холдингом»

АО «Росгеология» — крупнейший геологический холдинг России и единственный исполнитель государственного заказа на работы по воспроизводству минерально-сырьевой базы страны. Холдинг объединяет более 60 предприятий, работающих более чем в 40 регионах России и за рубежом. Масштаб деятельности компании предъявляет высокие требования к организации закупок, прозрачности процедур и контролю исполнения договорных обязательств.

Для цифровизации закупочной деятельности и создания единой системы управления закупками «Росгеология» выбрала платформу «1С:Управление холдингом». По итогам открытого конкурса реализацию проекта доверили компании CorpSoft24.

Ситуация до старта проекта

Закупочная деятельность холдинга уже была детально регламентирована внутренними корпоративными стандартами. Однако дальнейшее развитие процессов требовало современной информационной системы, способной объединить все этапы закупочного цикла в едином цифровом пространстве.

Перед компанией стояла задача не просто автоматизировать существующие процедуры, а обеспечить их прозрачность, управляемость и интеграцию с государственными и корпоративными информационными системами. Особое значение имело сохранение соответствия корпоративным регламентам и требованиям законодательства.

«К внедрению автоматизированной системы закупочной деятельности компания готовилась заблаговременно. В первую очередь максимально эффективно была организована работа экспертов по закупкам, а уже во вторую мы перешли к выбору ИТ-решения и подрядчика, который смог бы адаптировать выбранное решение под требования корпоративных стандартов и регламентов РОСГЕО», — Евгений Князев, вице-президент, руководитель блока организации закупок, логистики и тендерной деятельности АО «Росгеология».

Задачи проекта

В рамках проекта требовалось:

• создать единую информационную среду управления закупочной деятельностью;

• автоматизировать полный цикл закупочных процедур — от формирования потребности до исполнения договора;

• обеспечить мониторинг, контроль и анализ сроков подготовки и проведения закупок;

• автоматизировать формирование планов закупок и закупочной документации;

• организовать централизованное хранение документов по закупкам;

• автоматизировать публикацию информации в Единой информационной системе закупок и на электронных торговых площадках;

• обеспечить интеграцию с корпоративными информационными системами и системой электронного документооборота;

• предоставить руководству инструменты аналитики и контроля эффективности закупочной деятельности.

Решение

В качестве платформы была выбрана система «1С:Управление холдингом», на базе которой специалисты CorpSoft24 разработали автоматизированную систему управления закупочной деятельностью (АСУЗД).

В результате проекта были автоматизированы:

• планирование закупок и потребностей в продукции;

• подготовка и согласование закупочной документации;

• проведение закупочных процедур;

• заключение и мониторинг исполнения договоров;

• формирование и публикация отчетности;

• управление нормативно-справочной информацией.

Отдельное внимание было уделено интеграции системы с внешними сервисами. Реализованы механизмы обмена данными с Единой информационной системой закупок (ЕИС), электронными торговыми площадками, системой электронного документооборота и другими корпоративными ИТ-сервисами.

Как проходил процесс внедрения

Проект начался с детального обследования действующих процессов закупочной деятельности и разработки технических проектных решений.

Особенностью проекта стало глубокое вовлечение специалистов заказчика в этап проектирования. Аналитики CorpSoft24 принимали участие в работе закупочных комиссий, совместно с экспертами «Росгеологии» детально прорабатывали бизнес-процессы и особенности взаимодействия с существующими информационными системами.

В рамках проекта специалисты CorpSoft24 выполнили:

• обследование объекта автоматизации и разработку проектных решений;

• настройку и адаптацию системы под требования холдинга;

• разработку интеграционных механизмов;

• проведение приемо-сдаточных испытаний;

• обучение пользователей;

• сопровождение опытно-промышленной эксплуатации;

• доработку системы по результатам опытной эксплуатации.

«Ответственная дисциплинированная работа на каждом этапе создания корпоративной автоматизированной системы управления закупочной деятельностью, тщательная методологическая проработка бизнес-процессов, достаточная длительность этапа проектирования и качественная приемка системы позволяют получить действительно эффективный результат», — Евгений Князев, вице-президент, руководитель блока организации закупок, логистики и тендерной деятельности АО «Росгеология».

Результат

В результате проекта создана единая информационная среда управления закупочной деятельностью, объединившая все ключевые этапы закупочного процесса в единой цифровой системе. Автоматизация закупок позволила повысить оперативность и эффективность работы, обеспечить централизованный контроль выполнения процедур и исполнения договоров, а также полностью перевести закупочный документооборот в электронный формат, ускорив подготовку, согласование и хранение документов.

Отзыв заказчика