CorpSoft24 помогла «Улыбке радуги» вдвое ускорить получение отчетности и снизить трудозатраты на 10%

«Улыбка радуги» — федеральная сеть магазинов по уходу за собой и домом, работающая в формате дрогери. На момент реализации проекта сеть объединяла около 1 000 магазинов в 27 регионах России, а численность персонала превышала 10 000 человек.

Масштаб бизнеса предъявлял высокие требования к кадровому учету и расчету заработной платы. Система должна была учитывать региональные и корпоративные особенности начислений, поддерживать работу территориально распределенных подразделений, своевременно формировать регламентированную отчетность и обмениваться данными с другими корпоративными решениями.

Для перехода на актуальную редакцию «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» компания выбрала CorpSoft24. Проект был реализован совместно с ИТ-департаментом заказчика. Новая система введена в промышленную эксплуатацию в январе 2022 года.

Ситуация до старта проекта

До начала проекта кадровый учет и расчет заработной платы в «Улыбке радуги» велись в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 2.5. Поддержка этой редакции была прекращена, поэтому система больше не получала необходимые обновления, включая новые формы регламентированной отчетности и изменения, связанные с требованиями законодательства.

Сотрудникам приходилось самостоятельно адаптировать отдельные процессы и вручную дублировать часть информации в других учетных системах. При численности более 10 000 человек это повышало трудоемкость операций и риск возникновения ошибок.

Дополнительную сложность создавали масштаб и специфика расчета заработной платы. Необходимо было дважды в месяц рассчитывать зарплату, отпуска и больничные с учетом региональных коэффициентов, корпоративных правил, различных видов начислений и удержаний. Система также должна была поддерживать обмен данными с российскими и зарубежными информационными решениями, уже используемыми в компании.

Задачи

В рамках проекта предстояло:

• Перевести кадровый учет и расчет заработной платы с редакции 2.5 на «1С:ЗУП 8 КОРП» редакции 3.1;
• Создать централизованную систему управления персоналом для более чем 1 000 магазинов;
• Обеспечить расчет заработной платы сотрудников всех регионов присутствия в общей информационной базе;
• Унифицировать процедуры кадрового администрирования и расчета заработной платы;
• Перенести нормативно-справочную информацию, начальные остатки и исторические данные;
• Адаптировать блоки кадрового учета и расчета зарплаты под требования компании без снятия типовой конфигурации с поддержки;
• Автоматизировать формирование кадровых документов, отчетности, уведомлений и расчетных листков;
• Настроить ролевую модель и разграничить доступ пользователей к кадровой и расчетной информации;
• Обеспечить своевременное начисление зарплаты и пособий, расчет налогов и формирование регламентированной отчетности;
• Интегрировать новую систему с решениями, входящими в корпоративный ИТ-ландшафт;
• Выполнить переход без остановки текущих кадровых и расчетных процессов.

Решение

Система кадрового учета и расчета заработной платы была построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.1. Решение развернули в клиент-серверном варианте с возможностью терминального подключения пользователей из регионов.

В системе задействовали следующие функциональные блоки:

• Кадровый учет;
• Расчет заработной платы;
• Учет рабочего времени;
• Управление персоналом;
• Формирование регламентированной отчетности;
• Планирование занятости и отпусков сотрудников;
• Подбор, обучение и развитие персонала;
• Анализ кадрового состава;
• Миграция и интеграция данных;
• Управление правами и полномочиями;
• Рассылка уведомлений пользователям.

Типовую конфигурацию адаптировали под особенности кадровых и расчетных процессов «Улыбки радуги», сохранив возможность централизованного обновления и сопровождения системы.

В рамках проекта были настроены интеграции с «1С:Управление автотранспортом», SAP и другими внешними решениями, включая СКУД, систему учета питания и SuccessFactors. В переходный период также был организован обмен с предыдущей редакцией «1С:ЗУП 8 КОРП» для загрузки показателей сотрудников, табелей и кадровых документов.

Описание процесса внедрения

Работы выполнялись совместной командой ИТ-департамента «Улыбки радуги» и специалистов CorpSoft24. Проект стартовал в июле 2021 года.

На первом этапе команда проанализировала действующие кадровые и расчетные процессы, собрала требования пользователей и подготовила план перехода на новую редакцию. Особое внимание уделили сохранению непрерывности расчета заработной платы и работе подразделений в штатном режиме.

Затем специалисты CorpSoft24 настроили типовой функционал «1С:ЗУП 8 КОРП» и реализовали необходимые доработки без снятия конфигурации с поддержки. Были автоматизированы создание приказов на отпуск по данным графика отпусков, пакетная печать кадровых документов, рассылка расчетных листков, приказов и уведомлений сотрудникам.

Отдельным этапом стала миграция данных. В новую систему перенесли нормативно-справочную информацию и начальные остатки, а также сведения за пять лет, необходимые для расчета среднего заработка. Дополнительно была реализована загрузка кадровых и расчетных документов, сформированных в предыдущей редакции в первой половине переходного месяца.

Команда оптимизировала виды расчетов, обработки и отчетные формы с учетом возможностей новой редакции. Был автоматизирован зарплатный проект с несколькими банками, настроен расчет налогов и пособий, а также распределены права доступа для различных групп пользователей.

После настройки интеграций и проверки корректности перенесенных данных специалисты провели групповое и дистанционное обучение пользователей. С января 2022 года расчет заработной платы был полностью переведен в новую систему. В том же месяце решение приняли в промышленную эксплуатацию.

Результат

В результате проекта «Улыбка радуги» получила актуальную централизованную систему кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом, соответствующую требованиям законодательства и особенностям управленческого учета компании. Подразделения, вошедшие в контур проекта, продолжали работать в штатном режиме на всех этапах перехода. 

«Внедрение новой системы позволило обеспечить своевременное обновление в соответствии с действующим законодательством, использовать новые технологические возможности для оптимизации и расширения возможностей интеграции внедряемой конфигурации с другими информационными системами, функционирующими в инфраструктуре Заказчика, оптимизировать перечень видов расчёта в соответствии с новыми возможностями внедряемой конфигурации. По итогам сотрудничества «Улыбка радуги» выражает благодарность сотрудникам АО CorpSoft24 за организацию и выполнение проекта в оговоренные сроки с надлежащим качеством. Специалисты АО «Корп Софт» продемонстрировали высокую квалификацию, технологическую грамотность и должное качество выполненной работы», — Директор Департамента ИТ «Улыбка радуги» Максим Бекиш.

В системе автоматизирован полный цикл кадровых процессов — от подбора и приема сотрудников до организации обучения, проведения инструктажей и оформления кадровых изменений. Расчет заработной платы, отпусков, больничных, пособий, налогов и удержаний выполняется централизованно для сотрудников всех регионов присутствия.

Масштаб проекта

Бизнес-результаты

Отзыв клиента

Сопровождение и дальнейшее развитие системы 

После ввода решения в промышленную эксплуатацию система переведена в режим регулярного сопровождения. Ежемесячно выполняются обновление платформы и типовой конфигурации «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы и создание архивных копий.

Сохранение конфигурации на поддержке позволяет своевременно отражать изменения законодательства, использовать новые возможности «1С:ЗУП 8 КОРП» и последовательно развивать кадровые процессы. Созданная архитектура также обеспечивает возможность дальнейшего расширения интеграций с корпоративными информационными системами и автоматизации новых направлений управления персоналом.